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Titolare del trattamento

slotsync, Svizzera — contatto: info@slotsync.ch. Le generalità complete del titolare sono fornite su richiesta motivata (interessati o autorità) tramite il contatto indicato.

Quali dati trattiamo

Dati della riunione (inseriti da chi organizza): titolo, descrizione, luogo, orari proposti, eventuale scadenza e il fuso orario del browser di chi la crea (per esempio «Europe/Zurich»): con gli orari automatici la pagina della riunione non lo mostra, perché ognuno vede i propri orari, ma l’invito e l’annullamento via email lo riportano accanto all’orario, che così è univoco.
Risposte dei partecipanti: il nome che scegli di indicare e le tue disponibilità (Sì / se necessario / No), con data dell’ultimo aggiornamento e, se la lasci, la tua email (v. sotto). Nient’altro che ti identifichi.
Email di chi organizza (facoltativa): usata per inviare la conferma con i codici e, se attivate, le notifiche di nuove risposte. Puoi aggiungerla, cambiarla o toglierla in ogni momento dal pannello organizzatore. Non compare nella pagina della riunione e il servizio la mostra solo a chi ha il codice organizzatore. Compare però come indirizzo di chi organizza nell’invito di calendario (il file .ics che i partecipanti ricevono quando confermi l’orario): è necessario perché è lì che arrivano le loro risposte «Accetta». Se non la indichi, l’invito non chiede nessuna risposta. Le notifiche si disattivano in autonomia dal pannello organizzatore. È conservata in chiaro (non cifrata) nel database in Svizzera finché esiste la riunione.
Email dei partecipanti (facoltativa): se la lasci insieme alla tua risposta, è usata esclusivamente per inviarti l’invito in calendario quando chi organizza conferma l’orario e, se dopo l’invito la riunione viene eliminata, il suo annullamento (che toglie l’evento dal calendario). Non è mostrata a nessuno — né agli altri partecipanti né a chi organizza (che vede solo quanti inviti partiranno: come ogni conteggio aggiornato in tempo reale, se fra due sue letture arriva una sola risposta, la variazione può rivelare se quella persona ha lasciato l’email) — e puoi modificarla o rimuoverla in ogni momento dal tuo link personale. È conservata in chiaro (non cifrata) nel database in Svizzera e viene cancellata dalla manutenzione mensile successiva ai 7 giorni dopo l’orario confermato della riunione (quindi entro circa 5 settimane da quell’orario), o prima se elimini la risposta o la riunione viene eliminata.
Calendario esterno: quando aggiungi la riunione al tuo calendario — con il file .ics, con l’invito ricevuto via email o con il pulsante «Aggiungi a Google Calendar» — titolo, descrizione, luogo e orario finiscono nel tuo calendario (es. Outlook, Apple o Google), fuori dai nostri server, dalla Svizzera e dalla nostra eliminazione automatica. Il file .ics e l’invito contengono anche il link della riunione. Il pulsante Google, mostrato a orario confermato a chi ha il link della riunione, apre il sito di Google e gli passa nell’indirizzo titolo, descrizione, luogo e orario: da quel momento quei dati sono trattati da Google secondo le sue condizioni, anche se poi non salvi l’evento. Nell’indirizzo non ci sono mai nomi o email dei partecipanti, né il link o i codici della riunione, e il browser non comunica a Google da quale pagina arrivi. Parte tutto e solo dal tuo clic: noi non inviamo nulla a Google. Se preferisci evitarlo, usa il file .ics. Per chi organizza: ciò che scrivi in titolo, descrizione e luogo può arrivare così nel calendario esterno di chi partecipa.
Conferma dell’indirizzo email: prima di scriverti la prima volta ti chiediamo di confermare che l’indirizzo è tuo (serve a impedire che qualcuno usi slotsync per scrivere a persone che non hanno chiesto nulla). Ti mandiamo una sola richiesta di conferma per indirizzo: i messaggi che arrivano nel frattempo si accodano a quella e un solo clic li consegna tutti, nell’ordine. Fino al tuo clic i messaggi restano in attesa, cifrati insieme all’indirizzo, e decadono se non confermi: dopo 21 giorni non vengono più consegnati (la pulizia del database gira una volta al mese, quindi lì restano in pratica fino a ~50 giorni). Fanno eccezione i messaggi messi in attesa prima che introducessimo questa scadenza (la richiesta di conferma che li accompagnava non la indicava): restano consegnabili finché la pulizia mensile non li elimina, quindi al più ~50 giorni. Dopo la conferma conserviamo un’impronta pseudonima dell’indirizzo (HMAC, non reversibile senza la chiave segreta che resta sul server, non contiene l’indirizzo in chiaro) per non chiedertelo più: quella resta finché il servizio esiste. Teniamo anche contatori giornalieri per indirizzo IP, in forma pseudonima, come freno anti-abuso (uno per le richieste di conferma e due per gli inviti in calendario: uno per l’indirizzo o la sua rete /64, che conta ogni invio, anche il reinvio alla stessa lista, e uno per la rete /48, che conta i soli reinvii; il tetto complessivo del servizio conta invece ogni indirizzo invitato una volta al giorno per riunione). Per contarlo una volta sola, la riunione conserva un’etichetta pseudonima (HMAC, non reversibile senza la chiave segreta che resta sul server) di ciascun indirizzo invitato quel giorno: la togliamo alla pulizia mensile successiva, quindi resta al più ~1 mese, raramente ~2 se l’invito parte proprio nei minuti in cui gira la pulizia (o finché la riunione non viene eliminata). Se la pulizia non riesce a toglierla, resta fino alla prima pulizia riuscita: un errore che si ripete due volte di fila fa fallire la manutenzione, così lo vediamo.
Revoca delle email (registro di opposizione): in fondo a ogni nostra email c’è un link personale con cui puoi dire «non scrivetemi più», e rientrare quando vuoi. Se lo usi conserviamo solo l’impronta non reversibile di quel link e la data della scelta — mai il tuo indirizzo — e quel record non viene mai eliminato: cancellarlo farebbe ripartire le email verso di te. Vale per slotsync; gli altri strumenti della suite hanno il proprio link. La revoca vale per l’indirizzo esattamente com’è scritto: una variante (per esempio con «+qualcosa» prima della @) è un altro indirizzo e si spegne a parte. Le email partono dal servizio di posta di Infomaniak in Svizzera che, come ogni servizio di posta, registra destinatario ed esito di ciascun invio.
Log tecnici: nel servizio l’indirizzo IP serve solo al rate-limiting anti-abuso e non è conservato in chiaro: i contatori al minuto registrano un’impronta crittografica (HMAC con una chiave segreta che resta sul server; senza la chiave non è reversibile né collegabile fra un minuto e l’altro), eliminata dalla pulizia automatica che scatta con il traffico del servizio e in ogni caso alla manutenzione periodica (mensile). Anche i contatori giornalieri anti-abuso usano un’impronta HMAC dell’indirizzo, mai l’indirizzo (reversibile solo con la chiave), e sono conservati pochi giorni. Con IPv6 questi freni guardano la rete dell’indirizzo, non l’indirizzo intero: la rete /64 e, per una parte del tetto degli inviti in calendario e per i tentativi sui codici organizzatore o di avvio della pulizia del database, anche la più ampia rete /48. Le statistiche d’uso contano eventi per giorno, senza indirizzo.
Log tecnici dell’hosting: come per qualsiasi sito, il provider (Infomaniak) registra log tecnici di accesso (es. indirizzo IP) per sicurezza ed esercizio dell’infrastruttura, con le sue finestre di conservazione tecnica. Noi non li usiamo per profilazione né li incrociamo con altro.

Cosa NON facciamo

Niente account, niente cookie, niente tracker, niente pubblicità, nessun trasferimento a terzi da parte nostra (i soli collegamenti verso servizi esterni sono il pulsante «Aggiungi a Google Calendar» — v. «Calendario esterno» — e, se chi organizza ha indicato come luogo un link di videoconferenza, quel link: si attivano solo con il tuo clic e non portano con sé nulla di slotsync, nemmeno l’indirizzo della pagina da cui arrivi), nessun font o script caricato da server esterni. I dati non sono usati per profilazione.

Memoria del browser: non usiamo cookie, ma nella memoria locale del tuo browser salviamo la lingua scelta e, per ogni riunione a cui rispondi, la chiave della tua risposta — così la ritrovi riaprendo la pagina. Restano sul dispositivo; la chiave arriva solo a slotsync quando apri o salvi la tua risposta. Le cancelli dalle impostazioni del browser (dati dei siti) o, per una riunione, con «Non sei tu?».

Chi vede cosa

Chi possiede il codice/link della riunione vede titolo, orari e risposte (nei sondaggi nascosti: solo i totali — con pochissime risposte, però, i totali possono far capire come ha votato qualcuno). Il codice organizzatore, distinto e privato, consente in più di gestire gli orari, confermare l’orario, rimuovere risposte ed eliminare la riunione.

Dopo il salvataggio ricevi un link personale che consente di rivedere e modificare la tua risposta da qualsiasi dispositivo: quel link è a tutti gli effetti la chiave d’accesso alla tua risposta — conservalo per te e non condividerlo. Per non consegnarlo per errore, slotsync non lo lascia nella barra degli indirizzi (lì resta solo il codice della riunione): lo ottieni dal bottone «Copia il mio link»; su questo dispositivo la tua risposta è ricordata dal browser.

Conservazione

I dati restano finché la riunione esiste, tranne le email dei partecipanti, cancellate prima (v. sopra). Chi organizza può eliminarla in ogni momento (eliminazione immediata e definitiva di riunione e risposte). Le riunioni inattive da oltre 12 mesi vengono eliminate automaticamente. Di una riunione eliminata resta per 12 mesi soltanto un’impronta anonima del suo codice (non il codice, nessun dato), perché nessun altro possa riusarlo: i vecchi link non porteranno mai alla riunione di qualcun altro. I messaggi in attesa di conferma decadono prima (v. sopra); l’impronta di consenso, che non contiene l’indirizzo, resta finché il servizio esiste — così come la voce nel registro di opposizione.

Dove sono i dati

Su server di Infomaniak Network SA in Svizzera.

I tuoi diritti

Accesso, rettifica, cancellazione, opposizione (art. 25 segg. nLPD; art. 15–21 GDPR ove applicabile): scrivi al contatto sopra indicato, oppure chiedi a chi organizza la riunione, che può eliminare direttamente la tua risposta (non modificarla).

Opposizione alle email, subito e da solo: il link in fondo a ogni nostra email spegne tutte le email di slotsync verso quell’indirizzo — notifiche, inviti e richieste di conferma — senza scrivere a nessuno e senza account. Lo stesso link resta valido e serve anche a riattivarle: chiunque abbia una copia di una nostra email può riaprirlo. Per questo riattivare da solo non fa tornare notifiche e inviti — l’indirizzo torna «da confermare» e serve comunque un clic dalla tua casella.

Deutsch

Verantwortlicher

slotsync, Schweiz — Kontakt: info@slotsync.ch. Die vollständigen Angaben zum Verantwortlichen werden auf begründete Anfrage (Betroffene oder Behörden) über den angegebenen Kontakt mitgeteilt.

Welche Daten wir bearbeiten

Meeting-Daten (von der organisierenden Person erfasst): Titel, Beschreibung, Ort, vorgeschlagene Zeitfenster, allfällige Antwortfrist sowie die Zeitzone des Browsers der Person, die es erstellt (zum Beispiel «Europe/Zurich»): Bei automatischen Zeiten zeigt die Meeting-Seite sie nicht an, weil alle ihre eigenen Zeiten sehen, aber die Einladung und die Absage per E-Mail nennen sie neben der Uhrzeit, damit diese eindeutig ist.
Antworten der Teilnehmenden: der frei gewählte Name und die Verfügbarkeiten (Ja / wenn nötig / Nein), mit Datum der letzten Aktualisierung und, falls du sie angibst, deine E-Mail (siehe unten). Nichts weiter, was dich identifiziert.
E-Mail der organisierenden Person (optional): wird für die Bestätigung mit den Codes und — falls aktiviert — für Benachrichtigungen über neue Antworten verwendet. Du kannst sie jederzeit im Organisator-Panel hinzufügen, ändern oder entfernen. Auf der Meeting-Seite erscheint sie nicht, und der Dienst zeigt sie nur denen, die den Organisator-Code haben. In der Kalendereinladung erscheint sie jedoch als Organisator-Adresse in der Kalendereinladung (der .ics-Datei, die Teilnehmende beim Bestätigen des Termins erhalten): Das ist nötig, weil dort ihre «Annehmen»-Antworten ankommen. Ohne Angabe fragt die Einladung keine Antwort ab. Die Benachrichtigungen lassen sich jederzeit selbst im Organisator-Bereich abschalten. Sie wird unverschlüsselt in der Datenbank in der Schweiz gespeichert, solange das Meeting besteht.
E-Mail der Teilnehmenden (optional): hinterlässt du sie mit deiner Antwort, dient sie ausschliesslich dazu, dir die Kalender-Einladung zu senden, sobald die organisierende Person den Termin bestätigt, und – falls das Meeting nach der Einladung gelöscht wird – die Absage dazu (die den Termin aus dem Kalender entfernt). Sie wird niemandem angezeigt — weder anderen Teilnehmenden noch der organisierenden Person (diese sieht nur, wie viele Einladungen verschickt werden: Wie bei jedem laufend aktualisierten Zähler kann die Veränderung, wenn zwischen zwei ihrer Abfragen nur eine Antwort eintrifft, verraten, ob diese Person eine E-Mail angegeben hat) — und kann über deinen persönlichen Link jederzeit geändert oder entfernt werden. Sie wird unverschlüsselt in der Datenbank in der Schweiz gespeichert und von der nächsten monatlichen Wartung gelöscht, sobald 7 Tage seit dem bestätigten Termin vergangen sind (also innerhalb von etwa 5 Wochen nach dem Termin) – oder früher, wenn du deine Antwort löschst oder das Meeting gelöscht wird.
Externer Kalender: Wenn du das Meeting in deinen Kalender übernimmst — über die .ics-Datei, die per E-Mail erhaltene Einladung oder die Schaltfläche «Zu Google Kalender hinzufügen» — landen Titel, Beschreibung, Ort und Zeit in deinem Kalender (z. B. Outlook, Apple oder Google), ausserhalb unserer Server, der Schweiz und unserer automatischen Löschung. Die .ics-Datei und die Einladung enthalten zusätzlich den Link zum Meeting. Die Google-Schaltfläche, die bei bestätigtem Termin allen mit dem Meeting-Link angezeigt wird, öffnet die Website von Google und übergibt ihr in der Adresse Titel, Beschreibung, Ort und Zeit: Ab diesem Moment verarbeitet Google diese Daten nach seinen Bedingungen, auch wenn du den Termin danach nicht speicherst. Die Adresse enthält nie Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, weder den Link noch die Codes des Meetings, und der Browser teilt Google nicht mit, von welcher Seite du kommst. Alles geschieht nur durch deinen Klick: Wir senden nichts an Google. Wenn du das vermeiden möchtest, nutze die .ics-Datei. Für Organisierende: Was du in Titel, Beschreibung und Ort schreibst, kann so in den externen Kalender der Teilnehmenden gelangen.
Bestätigung der E-Mail-Adresse: Bevor wir dir das erste Mal schreiben, bitten wir dich zu bestätigen, dass die Adresse dir gehört (damit niemand slotsync nutzt, um Personen zu schreiben, die nichts angefragt haben). Wir senden pro Adresse nur eine Bestätigungsanfrage: Nachrichten, die in der Zwischenzeit anfallen, werden ihr angehängt, und ein einziger Klick stellt sie alle in der richtigen Reihenfolge zu. Bis zu deinem Klick bleiben die Nachrichten wartend, verschlüsselt samt Adresse, und verfallen, wenn du nicht bestätigst: Nach 21 Tagen werden sie nicht mehr zugestellt (die Bereinigung der Datenbank läuft monatlich, dort bleiben sie also praktisch bis zu ~50 Tage). Ausgenommen sind Nachrichten, die vor der Einführung dieser Frist in Wartestellung gegangen sind (die zugehörige Bestätigungsanfrage nannte sie nicht): Solche Nachrichten bleiben zustellbar, bis die monatliche Bereinigung sie löscht, also höchstens ~50 Tage. Nach der Bestätigung behalten wir einen pseudonymen Prüfwert der Adresse (HMAC, ohne den geheimen Schlüssel, der auf dem Server bleibt, nicht umkehrbar, enthält die Adresse nicht im Klartext), um nicht erneut zu fragen; dieser bleibt, solange es den Dienst gibt. Zudem führen wir als Missbrauchsbremse pseudonyme Tageszähler pro IP-Adresse (einen für Bestätigungsanfragen und zwei für Kalender-Einladungen: einen für die Adresse bzw. ihr /64-Netz, der jeden Versand zählt, auch den erneuten Versand an dieselbe Liste, und einen für das /48-Netz, der nur die erneuten Versände zählt; das Gesamtlimit des Dienstes zählt dagegen jede eingeladene Adresse einmal pro Tag und Meeting). Damit sie nur einmal zählt, bewahrt das Meeting ein pseudonymes Kennzeichen (HMAC, ohne den geheimen Schlüssel, der auf dem Server bleibt, nicht umkehrbar) jeder an diesem Tag eingeladenen Adresse auf: Wir entfernen es bei der nächsten monatlichen Bereinigung, es bleibt also höchstens ~1 Monat, selten ~2, wenn die Einladung genau in den Minuten der Bereinigung verschickt wird (oder bis das Meeting gelöscht wird). Gelingt es der Bereinigung nicht, es zu entfernen, bleibt es bis zur ersten erfolgreichen Bereinigung: Ein Fehler, der zweimal hintereinander auftritt, lässt die Wartung fehlschlagen, damit wir ihn sehen.
Abmeldung von E-Mails (Widerspruchsregister): Am Ende jeder unserer E-Mails steht ein persönlicher Link, mit dem du «schreibt mir nicht mehr» sagen und jederzeit zurückkehren kannst. Nutzt du ihn, speichern wir nur den nicht umkehrbaren Prüfwert dieses Links und das Datum der Wahl — nie deine Adresse — und dieser Eintrag wird nie gelöscht: Ihn zu löschen würde die E-Mails an dich wieder starten lassen. Gilt für slotsync; die anderen Werkzeuge der Suite haben ihren eigenen Link. Die Abmeldung gilt für genau die geschriebene Adresse: Eine Variante (etwa mit «+etwas» vor dem @) ist eine andere Adresse und wird separat abgeschaltet. Die E-Mails werden über den Maildienst von Infomaniak in der Schweiz versendet, der – wie jeder Maildienst – Empfänger und Ergebnis jedes Versands protokolliert.
Technische Logs: im Dienst selbst dient die IP-Adresse nur dem Rate-Limiting gegen Missbrauch und wird nicht im Klartext gespeichert: Die Minutenzähler enthalten einen kryptografischen Prüfwert (HMAC mit einem geheimen Schlüssel, der auf dem Server bleibt; ohne den Schlüssel weder umkehrbar noch über Minuten hinweg verknüpfbar), gelöscht durch die automatische Bereinigung, die mit dem Verkehr des Dienstes ausgelöst wird, spätestens bei der periodischen Wartung (monatlich). Auch die Tageszähler gegen Missbrauch verwenden einen HMAC-Prüfwert der Adresse, nie die Adresse (nur mit dem Schlüssel umkehrbar), und werden wenige Tage aufbewahrt. Bei IPv6 beziehen sich diese Bremsen auf das Netz der Adresse, nicht auf die ganze Adresse: auf das /64-Netz und, für einen Teil des Limits für Kalendereinladungen und bei Versuchen mit Organisator-Codes oder zum Starten der Datenbank-Bereinigung, zusätzlich auf das grössere /48-Netz. Die Nutzungsstatistik zählt Ereignisse pro Tag, ohne Adresse.
Technische Hosting-Logs: Wie bei jeder Website führt der Provider (Infomaniak) technische Zugriffslogs (z. B. IP-Adresse) für Sicherheit und Betrieb der Infrastruktur, mit seinen technischen Aufbewahrungsfristen. Wir nutzen sie weder für Profiling noch verknüpfen wir sie mit anderem.

Was wir NICHT tun

Keine Konten, keine Cookies, keine Tracker, keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte durch uns (die einzigen Verbindungen zu externen Diensten sind die Schaltfläche «Zu Google Kalender hinzufügen» — siehe «Externer Kalender» — und, falls die organisierende Person als Ort einen Videokonferenz-Link angegeben hat, dieser Link: Beide werden nur durch deinen Klick aktiv und übermitteln nichts von slotsync, nicht einmal die Adresse der Seite, von der du kommst), keine Fonts oder Skripte von externen Servern. Die Daten werden nicht für Profiling verwendet.

Browser-Speicher: Wir verwenden keine Cookies, speichern aber im lokalen Speicher deines Browsers die gewählte Sprache und, für jedes Meeting, auf das du antwortest, den Schlüssel deiner Antwort — so findest du sie beim erneuten Öffnen der Seite wieder. Beides bleibt auf dem Gerät; der Schlüssel geht nur an slotsync, wenn du deine Antwort öffnest oder speicherst. Du löschst beides in den Browser-Einstellungen (Website-Daten) oder, für ein Meeting, mit «Nicht du?».

Wer sieht was

Wer den Code/Link des Meetings besitzt, sieht Titel, Zeitfenster und Antworten (bei verdeckten Umfragen: nur die Summen – bei sehr wenigen Antworten können die Summen allerdings verraten, wie jemand abgestimmt hat). Der separate, private Organisator-Code erlaubt zusätzlich, Zeitfenster zu verwalten, den Termin zu bestätigen, Antworten zu entfernen und das Meeting zu löschen.

Nach dem Speichern erhältst du einen persönlichen Link, über den du deine Antwort von jedem Gerät aus einsehen und ändern kannst: Dieser Link ist faktisch der Schlüssel zu deiner Antwort — bewahre ihn für dich auf und teile ihn nicht. Damit du ihn nicht versehentlich weitergibst, lässt slotsync ihn nicht in der Adresszeile stehen (dort bleibt nur der Code des Meetings): Du erhältst ihn über die Schaltfläche «Meinen Link kopieren»; auf diesem Gerät merkt sich der Browser deine Antwort.

Aufbewahrung

Die Daten bleiben bestehen, solange das Meeting existiert – ausser den E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, die früher gelöscht werden (siehe oben). Die organisierende Person kann es jederzeit löschen (sofortige und endgültige Löschung von Meeting und Antworten). Meetings, die über 12 Monate inaktiv sind, werden automatisch gelöscht. Von einem gelöschten Meeting bleibt 12 Monate lang nur ein anonymer Prüfwert seines Codes (nicht der Code, keine Daten), damit niemand sonst ihn wiederverwenden kann: Alte Links führen so nie zum Meeting einer anderen Person. Nachrichten, die auf Bestätigung warten, verfallen früher (siehe oben); der Bestätigungs-Prüfwert, der die Adresse nicht enthält, bleibt bestehen, solange es den Dienst gibt — ebenso der Eintrag im Widerspruchsregister.

Wo die Daten liegen

Auf Servern der Infomaniak Network SA in der Schweiz.

Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch (Art. 25 ff. DSG; Art. 15–21 DSGVO, soweit anwendbar): schreibe an den oben genannten Kontakt oder wende dich an die organisierende Person des Meetings, die deine Antwort direkt löschen (nicht ändern) kann.

Widerspruch gegen E-Mails, sofort und selbst: Der Link am Ende jeder unserer E-Mails schaltet alle slotsync-E-Mails an diese Adresse ab — Benachrichtigungen, Einladungen und Bestätigungsanfragen — ohne jemandem zu schreiben und ohne Konto. Derselbe Link bleibt gültig und dient auch zum Reaktivieren: Jede Person mit einer Kopie einer unserer E-Mails kann ihn öffnen. Deshalb bringt Reaktivieren allein Benachrichtigungen und Einladungen nicht zurück — die Adresse gilt wieder als «zu bestätigen», und es braucht ohnehin einen Klick aus deinem Postfach.

Français

Responsable du traitement

slotsync, Suisse — contact : info@slotsync.ch. Les coordonnées complètes du responsable sont fournies sur demande motivée (personnes concernées ou autorités) via le contact indiqué.

Quelles données nous traitons

Données de la réunion (saisies par la personne qui organise) : titre, description, lieu, créneaux proposés, échéance éventuelle, ainsi que le fuseau horaire du navigateur de la personne qui la crée (par exemple « Europe/Zurich ») : avec les horaires automatiques, la page de la réunion ne l’affiche pas, puisque chacun voit ses propres horaires, mais l’invitation et l’annulation par e-mail l’indiquent à côté de l’heure, pour qu’elle soit sans ambiguïté.
Réponses des participants : le nom que tu choisis d’indiquer et tes disponibilités (Oui / si nécessaire / Non), avec la date de la dernière mise à jour et, si tu le laisses, ton e-mail (voir ci-dessous). Rien d’autre qui t’identifie.
E-mail de la personne qui organise (facultatif) : utilisé pour la confirmation avec les codes et, si elles sont activées, les notifications de nouvelles réponses. Tu peux l’ajouter, le modifier ou le retirer à tout moment depuis le panneau organisateur. Il n’apparaît pas sur la page de la réunion et le service ne l’affiche qu’à qui possède le code organisateur. Il apparaît en revanche comme adresse de la personne qui organise dans l’invitation de calendrier (le fichier .ics que les participants reçoivent quand tu confirmes l’horaire) : c’est nécessaire, car c’est là qu’arrivent leurs réponses « Accepter ». Sans e-mail, l’invitation ne demande aucune réponse. Les notifications se désactivent librement depuis le panneau organisateur. Il est conservé en clair (non chiffré) dans la base de données en Suisse tant que la réunion existe.
E-mail des participants (facultatif) : si tu le laisses avec ta réponse, il sert exclusivement à t’envoyer l’invitation agenda lorsque la personne qui organise confirme l’horaire et, si la réunion est supprimée après l’invitation, son annulation (qui retire l’événement de l’agenda). Il n’est montré à personne — ni aux autres participants ni à la personne qui organise (qui voit seulement combien d’invitations partiront : comme tout compteur mis à jour en temps réel, si une seule réponse arrive entre deux de ses consultations, la variation peut lui faire comprendre si cette personne a laissé son e-mail) — et tu peux le modifier ou le supprimer à tout moment via ton lien personnel. Il est conservé en clair (non chiffré) dans la base de données en Suisse et effacé par la maintenance mensuelle qui suit les 7 jours après l’horaire confirmé (donc dans les 5 semaines environ après cet horaire), ou avant si tu supprimes ta réponse ou si la réunion est supprimée.
Agenda externe : lorsque tu ajoutes la réunion à ton agenda — par le fichier .ics, par l’invitation reçue par e-mail ou par le bouton « Ajouter à Google Agenda » — le titre, la description, le lieu et l’horaire sont enregistrés dans ton agenda (p. ex. Outlook, Apple ou Google), hors de nos serveurs, de la Suisse et de notre suppression automatique. Le fichier .ics et l’invitation contiennent aussi le lien de la réunion. Le bouton Google, affiché une fois l’horaire confirmé à toute personne ayant le lien de la réunion, ouvre le site de Google et lui transmet dans l’adresse le titre, la description, le lieu et l’horaire : dès cet instant, ces données sont traitées par Google selon ses conditions, même si tu n’enregistres pas l’événement ensuite. L’adresse ne contient jamais de noms ni d’e-mails de participants, ni le lien ou les codes de la réunion, et le navigateur n’indique pas à Google de quelle page tu viens. Tout part uniquement de ton clic : nous n’envoyons rien à Google. Si tu préfères l’éviter, utilise le fichier .ics. Pour la personne qui organise : ce que tu écris dans le titre, la description et le lieu peut ainsi arriver dans l’agenda externe des participants.
Confirmation de l’adresse e-mail : avant de t’écrire la première fois, nous te demandons de confirmer que l’adresse est la tienne (cela empêche d’utiliser slotsync pour écrire à des personnes qui n’ont rien demandé). Nous n’envoyons qu’une demande de confirmation par adresse : les messages qui arrivent entre-temps s’y ajoutent et un seul clic les remet tous, dans l’ordre. Jusqu’à ton clic, les messages restent en attente, chiffrés avec l’adresse, et expirent si tu ne confirmes pas : après 21 jours, ils ne sont plus remis (le nettoyage de la base de données tourne une fois par mois, ils y restent donc en pratique jusqu’à ~50 jours). Font exception les messages mis en attente avant l’introduction de ce délai (la demande de confirmation qui les accompagnait ne l’indiquait pas) : ils peuvent encore être remis jusqu’à ce que le nettoyage mensuel les supprime, donc au plus ~50 jours. Après la confirmation, nous gardons une empreinte pseudonyme de l’adresse (HMAC, non réversible sans la clé secrète qui reste sur le serveur, sans l’adresse en clair) pour ne plus te la redemander : elle reste tant que le service existe. Nous tenons aussi des compteurs journaliers par adresse IP, sous forme pseudonyme, comme frein anti-abus (un pour les demandes de confirmation et deux pour les invitations agenda : un pour l’adresse ou son réseau /64, qui compte chaque envoi, y compris un nouvel envoi à la même liste, et un pour le réseau /48, qui ne compte que les nouveaux envois ; la limite globale du service compte en revanche chaque adresse invitée une fois par jour et par réunion). Pour ne la compter qu’une fois, la réunion conserve une étiquette pseudonyme (HMAC, non réversible sans la clé secrète qui reste sur le serveur) de chaque adresse invitée ce jour-là : nous la retirons au nettoyage mensuel suivant, elle reste donc au plus ~1 mois, rarement ~2 si l’invitation part justement pendant les minutes du nettoyage (ou jusqu’à la suppression de la réunion). Si le nettoyage n’arrive pas à la retirer, elle reste jusqu’au premier nettoyage réussi : une erreur qui se répète deux fois de suite fait échouer la maintenance, pour que nous la voyions.
Retrait des e-mails (registre d’opposition) : au bas de chacun de nos e-mails se trouve un lien personnel pour dire « ne m’écrivez plus », et revenir quand tu veux. Si tu l’utilises, nous conservons uniquement l’empreinte non réversible de ce lien et la date du choix — jamais ton adresse — et cet enregistrement n’est jamais supprimé : le supprimer relancerait les e-mails vers toi. Vaut pour slotsync ; les autres outils de la suite ont leur propre lien. Le retrait vaut pour l’adresse exactement telle qu’elle est écrite : une variante (par exemple avec « +quelque chose » avant le @) est une autre adresse et se désactive séparément. Les e-mails partent du service de messagerie d’Infomaniak en Suisse qui, comme tout service de messagerie, enregistre le destinataire et le résultat de chaque envoi.
Journaux techniques : dans le service, l’adresse IP sert seulement à la limitation anti-abus et n’est pas conservée en clair : les compteurs à la minute enregistrent une empreinte cryptographique (HMAC avec une clé secrète qui reste sur le serveur ; sans la clé, elle n’est ni réversible ni reliable d’une minute à l’autre), supprimée par le nettoyage automatique déclenché par le trafic du service et au plus tard lors de la maintenance périodique (mensuelle). Les compteurs journaliers anti-abus utilisent eux aussi une empreinte HMAC de l’adresse, jamais l’adresse (réversible uniquement avec la clé), et sont conservés quelques jours. En IPv6, ces freins portent sur le réseau de l’adresse, pas sur l’adresse entière : le réseau /64 et, pour une partie de la limite des invitations d’agenda et pour les tentatives sur les codes organisateur ou de lancement du nettoyage de la base de données, aussi le réseau /48 plus large. Les statistiques d’usage comptent des événements par jour, sans adresse.
Journaux techniques de l’hébergement : comme pour tout site, l’hébergeur (Infomaniak) tient des journaux techniques d’accès (p. ex. adresse IP) pour la sécurité et l’exploitation de l’infrastructure, avec ses délais de conservation techniques. Nous ne les utilisons pas pour du profilage et ne les croisons avec rien.

Ce que nous NE faisons PAS

Pas de compte, pas de cookies, pas de traceurs, pas de publicité, aucun transfert à des tiers de notre part (les seuls liens vers des services externes sont le bouton « Ajouter à Google Agenda » — voir « Agenda externe » — et, si la personne qui organise a indiqué comme lieu un lien de visioconférence, ce lien : ils ne s’activent que par ton clic et ne transmettent rien de slotsync, pas même l’adresse de la page d’où tu viens), aucune police ni script chargés depuis des serveurs externes. Les données ne servent à aucun profilage.

Mémoire du navigateur : nous n’utilisons pas de cookies, mais nous enregistrons dans la mémoire locale de ton navigateur la langue choisie et, pour chaque réunion à laquelle tu réponds, la clé de ta réponse — pour la retrouver en rouvrant la page. Elles restent sur l’appareil ; la clé n’est envoyée qu’à slotsync quand tu ouvres ou enregistres ta réponse. Tu les effaces dans les réglages du navigateur (données des sites) ou, pour une réunion, avec « Ce n’est pas toi ? ».

Qui voit quoi

Qui possède le code/lien de la réunion voit le titre, les créneaux et les réponses (dans les sondages masqués : uniquement les totaux — avec très peu de réponses, les totaux peuvent toutefois laisser deviner le vote de quelqu’un). Le code organisateur, distinct et privé, permet en plus de gérer les créneaux, confirmer l’horaire, retirer des réponses et supprimer la réunion.

Après l’enregistrement, tu reçois un lien personnel qui permet de consulter et de modifier ta réponse depuis n’importe quel appareil : ce lien est de fait la clé d’accès à ta réponse — garde-le pour toi et ne le partage pas. Pour éviter de le transmettre par erreur, slotsync ne le laisse pas dans la barre d’adresse (seul le code de la réunion y reste) : tu l’obtiens avec le bouton « Copier mon lien » ; sur cet appareil, ta réponse est mémorisée par le navigateur.

Conservation

Les données restent tant que la réunion existe, sauf les e-mails des participants, effacés avant (voir plus haut). La personne qui organise peut la supprimer à tout moment (suppression immédiate et définitive de la réunion et des réponses). Les réunions inactives depuis plus de 12 mois sont supprimées automatiquement. D’une réunion supprimée, il ne reste pendant 12 mois qu’une empreinte anonyme de son code (pas le code, aucune donnée), afin que personne d’autre ne puisse le réutiliser : les anciens liens ne mèneront jamais à la réunion de quelqu’un d’autre. Les messages en attente de confirmation expirent plus tôt (voir ci-dessus) ; l’empreinte de consentement, qui ne contient pas l’adresse, reste tant que le service existe — tout comme l’entrée dans le registre d’opposition.

Où sont les données

Sur des serveurs d’Infomaniak Network SA en Suisse.

Tes droits

Accès, rectification, effacement, opposition (art. 25 ss LPD ; art. 15–21 RGPD le cas échéant) : écris au contact ci-dessus, ou adresse-toi à la personne qui organise la réunion, qui peut supprimer directement ta réponse (pas la modifier).

Opposition aux e-mails, tout de suite et par toi-même : le lien au bas de chacun de nos e-mails éteint tous les e-mails de slotsync vers cette adresse — notifications, invitations et demandes de confirmation — sans écrire à personne et sans compte. Le même lien reste valable et sert aussi à les réactiver : toute personne détenant une copie d’un de nos e-mails peut l’ouvrir. C’est pourquoi réactiver seul ne fait pas revenir notifications et invitations — l’adresse redevient « à confirmer » et un clic depuis ta boîte reste nécessaire.

English

Controller

slotsync, Switzerland — contact: info@slotsync.ch. The controller’s full details are provided upon justified request (data subjects or authorities) via the contact above.

What data we process

Meeting data (entered by the organizer): title, description, location, proposed time slots, optional response deadline, and the time zone of the creator’s browser (for example “Europe/Zurich”): with automatic times the meeting page doesn’t show it, since everyone sees their own times, but the email invitation and cancellation show it next to the time, so that the time is unambiguous.
Participants’ responses: the name you choose to enter and your availability (Yes / if needed / No), with the date of the last update and, if you leave it, your email (see below). Nothing else that identifies you.
Organizer’s email (optional): used to send the confirmation with the codes and, if enabled, notifications about new responses. You can add, change or remove it at any time from the organizer panel. It does not appear on the meeting page and the service only shows it to whoever holds the organizer code. It does appear as the organizer address in the calendar invitation (the .ics file participants receive when you confirm the time): this is necessary, because that is where their “Accept” replies arrive. Without an email, the invitation asks for no reply. Notifications can be switched off at any time from the organizer panel. It is stored unencrypted in the database in Switzerland for as long as the meeting exists.
Participants’ emails (optional): if you leave yours with your response, it is used exclusively to send you the calendar invitation once the organizer confirms the time and, if the meeting is deleted after the invitation, its cancellation (which removes the event from your calendar). It is shown to no one — neither other participants nor the organizer (who only sees how many invitations will go out: like any count updated in real time, if a single response arrives between two of their views, the change can tell them whether that person left an email) — and you can change or remove it at any time via your personal link. It is stored unencrypted in the database in Switzerland and deleted by the first monthly maintenance run after 7 days have passed since the confirmed time (so within about 5 weeks of that time), or earlier if you delete your response or the meeting is deleted.
External calendar: when you add the meeting to your calendar — via the .ics file, the invitation received by email or the “Add to Google Calendar” button — the title, description, location and time end up in your calendar (e.g. Outlook, Apple or Google), outside our servers, outside Switzerland and outside our automatic deletion. The .ics file and the invitation also contain the meeting link. The Google button, shown once the time is confirmed to anyone with the meeting link, opens Google’s website and passes it the title, description, location and time in the address: from that moment those data are processed by Google under its own terms, even if you do not save the event afterwards. The address never contains participants' names or emails, nor the meeting link or codes, and the browser does not tell Google which page you came from. Everything happens only on your click: we send nothing to Google. If you prefer to avoid it, use the .ics file. For organizers: what you write in the title, description and location can reach participants' external calendars this way.
Email address confirmation: before writing to you the first time we ask you to confirm the address is yours (this stops anyone using slotsync to write to people who never asked for anything). We send only one confirmation request per address: messages arriving in the meantime are queued behind it, and a single click delivers them all, in order. Until your click the messages stay pending, encrypted together with the address, and expire if you don’t confirm: after 21 days they are no longer delivered (the database cleanup runs monthly, so they stay there for up to ~50 days in practice). Messages put on hold before we introduced this deadline are an exception (the confirmation request that came with them did not mention it): they can still be delivered until the monthly cleanup deletes them, so for up to ~50 days. After confirmation we keep a pseudonymous fingerprint of the address (HMAC, not reversible without the secret key that stays on the server, it does not contain the address in the clear) so we don’t ask again: that one stays for as long as the service exists. We also keep pseudonymous per-IP daily counters as an anti-abuse brake (one for confirmation requests and two for calendar invitations: one for the address or its /64 network, which counts every sending, sending again to the same list too, and one for the /48 network, which counts only repeat sendings; the service-wide limit instead counts each invited address once per day per meeting). To count it only once, the meeting keeps a pseudonymous tag (HMAC, not reversible without the secret key that stays on the server) of each address invited that day: we remove it at the next monthly clean-up, so it stays at most ~1 month, rarely ~2 if the invitation goes out in the very minutes the clean-up runs (or until the meeting is deleted). If the clean-up fails to remove it, it stays until the first successful clean-up: an error that repeats twice in a row makes the maintenance fail, so we see it.
Email opt-out (objection register): at the bottom of every email we send there is a personal link to say “stop writing to me”, and to come back whenever you want. If you use it we keep only the non-reversible fingerprint of that link and the date of the choice — never your address — and that record is never deleted: deleting it would start the emails to you again. It covers slotsync; the other tools of the suite have their own link. The opt-out applies to the address exactly as written: a variant (for example with “+something” before the @) is a different address and is switched off separately. Emails are sent through Infomaniak’s mail service in Switzerland which, like any mail service, logs the recipient and outcome of each delivery.
Technical logs: within the service, the IP address is used only for anti-abuse rate limiting and is not stored in the clear: the per-minute counters record a cryptographic fingerprint (HMAC with a secret key that stays on the server; without the key it is neither reversible nor linkable from one minute to the next), deleted by the automatic cleanup triggered by service traffic and at the latest during periodic maintenance (monthly). The daily anti-abuse counters likewise use an HMAC fingerprint of the address, never the address (reversible only with the key), and are kept for a few days. With IPv6, these brakes look at the address’s network, not the full address: its /64 network and, for part of the calendar-invitation limit and for attempts at organizer codes or at starting the database clean-up, also the wider /48 network. Usage statistics count events per day, with no address.
Technical hosting logs: as with any website, the provider (Infomaniak) keeps technical access logs (e.g. IP address) for security and infrastructure operation, under its technical retention windows. We do not use them for profiling nor cross-reference them with anything.

What we do NOT do

No accounts, no cookies, no trackers, no ads, no sharing with third parties on our part (the only links to external services are the “Add to Google Calendar” button — see “External calendar” — and, if the organizer entered a video-conference link as the location, that link: they only act on your click and carry nothing from slotsync, not even the address of the page you came from), no fonts or scripts loaded from external servers. Data is never used for profiling.

Browser storage: we use no cookies, but your browser’s local storage keeps the language you chose and, for each meeting you respond to, the key to your response — so you find it again when you reopen the page. Both stay on the device; the key only goes to slotsync when you open or save your response. You clear them in your browser settings (site data) or, for one meeting, with “Not you?”.

Who sees what

Anyone holding the meeting code/link can see the title, slots and responses (in hidden polls: totals only — with very few responses, though, the totals can reveal how someone voted). The separate, private organizer code additionally allows managing slots, confirming the time, removing responses and deleting the meeting.

After saving you receive a personal link that lets you review and edit your response from any device: that link effectively is the key to your response — keep it to yourself and don’t share it. So that you don’t hand it over by mistake, slotsync doesn’t leave it in the address bar (only the meeting code stays there): you get it from the “Copy my link” button; on this device your browser remembers your response.

Retention

Data is kept for as long as the meeting exists, except participants’ emails, which are deleted earlier (see above). The organizer can delete it at any time (immediate and permanent deletion of the meeting and its responses). Meetings inactive for more than 12 months are deleted automatically. Of a deleted meeting, only an anonymous fingerprint of its code (not the code, no data) remains for 12 months, so nobody else can reuse it: old links will never lead to someone else’s meeting. Messages awaiting confirmation expire sooner (see above); the consent fingerprint, which does not contain the address, stays for as long as the service exists — as does the entry in the objection register.

Where the data lives

On servers of Infomaniak Network SA in Switzerland.

Your rights

Access, rectification, erasure, objection (Art. 25 et seq. FADP; Art. 15–21 GDPR where applicable): write to the contact above, or ask the meeting organizer, who can delete your response directly (not edit it).

Objecting to emails, right away and on your own: the link at the bottom of every email we send switches off all slotsync emails to that address — notifications, invitations and confirmation requests — without writing to anyone and without an account. The same link stays valid and also turns them back on: anyone holding a copy of one of our emails can open it. That is why reactivating on its own does not bring notifications and invitations back — the address returns to “to be confirmed” and a click from your mailbox is still required.

Impressum — slotsync è un servizio non commerciale, Svizzera. slotsync ist ein nicht kommerzieller Dienst, Schweiz. slotsync est un service non commercial, Suisse. slotsync is a non-commercial service, Switzerland. · info@slotsync.ch · Ultimo aggiornamento / Letzte Aktualisierung / Dernière mise à jour / Last updated: 10.2026.

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